La factura electrónica es la versión digital de las facturas en papel, que es el documento usado para respaldar la compra de bienes o servicios. En Colombia la factura electrónica queda definida por los estándares y requisitos establecidos por la agencia DIAN y legalmente es equivalente a la factura tradicional.

Según la legislación actual, a través de un archivo en formato XML se envía la información de la factura y es firmado con el Certificado Digital del Contribuyente, garantizando la autenticidad de su origen, integridad de su contenido y el no repudio. La factura entonces puede ser generada, transmitida y conservada utilizando medios electrónicos.

Posterior a la compra, se le hace llegar al adquiriente, este archivo XML vía correo electrónico y su representación gráfica en formato PDF, luego el cliente puede generar de forma automática el acuse de recibo, de forma que se conocerá si la misma fue aceptada o rechazada rápidamente. Las empresas o personas que sean emisores electrónicos, deben ser a su vez, receptores electrónicos, lo cual permite también administrar las facturas recibidas de proveedores de bienes o servicios y emitir los correspondientes acuses de recibo.

Factura Electrónica además de ser una obligación es una oportunidad para llevar a cabo los procesos de logística, almacenamiento y resguardo de tus facturas a través del uso de la tecnología.

Ciclo de la facturación electrónica.

 

 

 

 

Características:

Generación:
A partir de los datos de la factura se crea un archivo de formato XML que es firmado con el certificado digital del emisor, también se crea un archivo .PDF que es la representación gráfica de la factura electrónica que permite la fácil interpretación por parte del cliente final.

Conservación:
Los archivos XML son almacenados de forma electrónica, lo cual permite administrar las cuentas por cobrar en los sistemas administrativos y/o contables, minimizando el error humano, optimizando el espacio físico, reduciendo el uso de consumibles y papel.

Acuse de recibo:
Cada cliente debe enviar el acuse de recibo al emisor informándole si fue aceptada o rechazada. En el caso de la Factura Electrónica se puede enviar de forma automática a través de un archivo XML, en donde el cliente indique el estatus de la información contenida en la misma.

Rechazo:
El formato de los archivos XML de los documentos electrónicos están establecidos en la normativa emitida por la DIAN, cuando se envía un parámetro que no corresponde o está mal configurado se recibirá un aviso de rechazo por la DIAN.

Entrega:
Los documentos electrónicos son enviados tanto a los servidores de la DIAN como al adquiriente vía correo electrónico, usando protocolos de autenticación y encriptamiento, la firma de los archivos con el certificado digital permite aumentar el nivel de seguridad en el envío

Quienes son los actores que intervienen en el proceso?

Obligado a facturar:
Corresponde a la persona natural o jurídica seleccionada por la DIAN para que emita Facturación Electrónica de forma obligatoria.

Proveedor tecnológico:
Es la empresa cuya plataforma tecnológica realiza la Facturación Electrónica que cumple con el formato establecido por la normativa vigente, que superó las pruebas de validación y fue certificada por la DIAN para que a través de la misma los obligados a facturar puedan emitir sus documentos de forma transparente y sencilla. En este caso The Factory HKA Colombia sas

 DIAN:
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, organismo de administración de las obligaciones tributaria, aduaneras y cambiarias del Estado Colombiano.

Adquiriente:
Es el cliente final que realiza la compra de bienes o servicios y recibe una factura como comprobante de la transacción, en el caso de la Factura Electrónica recibe vía correo electrónico un archivo XML y una representación gráfica de la misma en formato PDF.

Beneficios

Reducción de costos:
La Factura Electrónica permite reducir costos en consumibles y logística, ahorro en espacio físico de almacenamiento, consumibles y papelería.

Optimización de procesos:
Haciendo uso de la tecnología en la facturación electrónica, se obtienen beneficios como velocidad y agilidad en la entrega de documentos, seguridad en el resguardo de los mismos, minimización de costos por error humano que se pudieran presentarse cuando se manejan un gran volumen de ventas.

Trazabilidad:
Seguimiento de todas las etapas de la factura Electrónica, desde que se emite, su entrega tanto a la Dian como al cliente, acuse de recibo y hasta su estatus de pago

Consulta en linea:
Cada cliente debe enviar el acuse de recibo al emisor informándole si fue aceptada o rechazada. En el caso de la Factura Electrónica se puede enviar de forma automática a través de un archivo XML, en donde el cliente indique el estatus de la información contenida en la misma.

Cobros eficientes:
Permite optimizar los procesos de gestión de cuentas por cobrar ya que la información de facturas pueden llevarse de forma centralizada, permitiendo estar en contacto con clientes de forma segura, rápida, organizada y funcional.

Protección del ambiente:
La Factura Electrónica es amigable con el medio ambiente, promueve la reducción de la producción de papel eliminando la necesidad de impresión.

 

Información tomada de nuestro proveedor tecnológico The factory HKA Colombia